TL;DR
Cara menghitung prorata gaji menggunakan rumus: (jumlah hari kerja aktual / jumlah hari kerja dalam sebulan) x gaji penuh. Prorata diterapkan untuk karyawan baru yang belum bekerja satu bulan penuh, karyawan yang resign di tengah bulan, atau karyawan dengan cuti tanpa gaji. Dasar hukumnya mengacu pada Keputusan Menteri Tenaga Kerja Kep.102/MEN/VI/2004. THR karyawan dengan masa kerja di bawah 12 bulan juga dihitung secara prorata sesuai Permenaker No. 6 Tahun 2016.
Seorang karyawan mulai bekerja tanggal 15, bukan tanggal 1. Akhir bulan, HRD harus menghitung berapa gaji yang berhak diterima. Atau sebaliknya: seorang staf menyerahkan surat resign dan berhenti bekerja di tanggal 20. Dua situasi ini sangat umum, tapi masih banyak yang keliru menghitungnya. Cara menghitung prorata gaji sebenarnya tidak rumit asal rumus dan acuan dasar harinya sudah tepat.
Apa Itu Gaji Prorata?
Gaji prorata adalah upah yang dihitung secara proporsional berdasarkan jumlah hari kerja aktual seorang karyawan dalam satu periode penggajian. Konsep ini lahir dari prinsip keadilan: karyawan yang bekerja penuh mendapat gaji penuh, sedangkan yang bekerja sebagian bulan hanya mendapat gaji sesuai porsinya.
Istilah prorata berasal dari bahasa Latin yang berarti “sesuai porsi.” Dalam konteks ketenagakerjaan Indonesia, menurut Kemnaker, dasar hukum penghitungan gaji prorata mengacu pada Keputusan Menteri Tenaga Kerja Nomor Kep.102/MEN/VI/2004. Peraturan ini mengatur cara menghitung upah berdasarkan jam atau hari kerja yang ditempuh.
Rumus Gaji Prorata dan Cara Menghitungnya
Ada dua rumus yang paling umum digunakan, tergantung pada acuan yang dipilih perusahaan:
Rumus Berdasarkan Hari Kalender
Gaji prorata = (hari kerja aktual / jumlah hari dalam bulan tersebut) x gaji sebulan
Metode ini menggunakan jumlah hari nyata di bulan bersangkutan sebagai penyebut. Jadi, bulan Januari (31 hari) berbeda dengan bulan Februari (28 atau 29 hari). Rumus ini paling sering digunakan karena paling sederhana dan mudah dipahami.
Rumus Berdasarkan Hari Kerja
Gaji prorata = (hari kerja aktual / total hari kerja dalam bulan tersebut) x gaji sebulan
Metode ini hanya menghitung hari kerja efektif (Senin sampai Jumat, tidak termasuk hari libur nasional). Perusahaan yang menerapkan 5 hari kerja per minggu biasanya menggunakan rumus ini karena lebih mencerminkan jam kerja yang sesungguhnya.
Tidak ada aturan yang mewajibkan salah satu dari dua metode ini. Yang penting adalah konsistensi: pilih satu metode dan terapkan secara seragam untuk semua karyawan. Cantumkan metode yang digunakan dalam peraturan perusahaan atau kontrak kerja agar tidak ada perselisihan di kemudian hari.
Baca juga: Contoh Surat SP 1 untuk Karyawan: Format dan Cara Membuatnya
Contoh Perhitungan Gaji Prorata Karyawan Baru
Rani mulai bekerja di sebuah perusahaan pada tanggal 15 April. Gaji bulanannya adalah Rp6.000.000. April memiliki 30 hari kalender, dan Rani bekerja dari tanggal 15 hingga 30, yaitu selama 16 hari.
Dengan rumus hari kalender: (16 / 30) x Rp6.000.000 = Rp3.200.000
Jika perusahaan menggunakan metode hari kerja dan bulan April memiliki 22 hari kerja efektif, sedangkan Rani masuk selama 12 hari kerja: (12 / 22) x Rp6.000.000 = Rp3.272.727
Selisihnya tidak besar, tapi penting untuk konsisten menggunakan satu metode. Menurut Mekari, ketidakkonsistenan dalam menerapkan metode prorata adalah salah satu sumber perselisihan gaji yang paling umum antara karyawan dan perusahaan.
Contoh Perhitungan Gaji Prorata Karyawan Resign
Budi mengundurkan diri dan hari kerja terakhirnya adalah 20 Agustus. Agustus memiliki 31 hari. Gaji bulanan Budi adalah Rp8.000.000.
Gaji prorata Budi: (20 / 31) x Rp8.000.000 = Rp5.161.290
Perhatikan: komponen yang dihitung prorata hanya gaji pokok dan tunjangan tetap. Tunjangan tidak tetap seperti uang makan harian atau uang transportasi biasanya sudah bersifat proporsional karena dibayar berdasarkan kehadiran aktual.
Prorata Gaji untuk THR Karyawan Baru
Karyawan yang belum genap setahun bekerja tetap berhak mendapat THR, tapi dihitung secara prorata. Menurut DataOn, berdasarkan Permenaker No. 6 Tahun 2016, rumus THR prorata adalah: (masa kerja dalam bulan / 12) x satu bulan upah.
Contoh: Seorang karyawan baru yang sudah bekerja 4 bulan dengan gaji Rp5.000.000 berhak mendapat THR sebesar (4/12) x Rp5.000.000 = Rp1.666.667. Batas minimal masa kerja untuk mendapat THR adalah satu bulan penuh secara terus-menerus. Karyawan yang baru masuk di bulan yang sama dengan pencairan THR dan belum genap satu bulan belum berhak mendapatkannya.
Baca juga: Cara Registrasi Kartu Telkomsel dengan NIK dan Nomor KK
Komponen Gaji yang Masuk dan Tidak Masuk Hitungan Prorata
Ini adalah detail yang sering terlewat. Tidak semua komponen upah dihitung secara prorata.
- Masuk hitungan prorata: gaji pokok, tunjangan jabatan tetap, tunjangan keluarga tetap, tunjangan kesehatan tetap.
- Tidak masuk hitungan prorata: uang makan harian (sudah proporsional dengan kehadiran), uang transport harian, lembur (dihitung terpisah berdasarkan jam lembur aktual), bonus kinerja (tergantung kebijakan perusahaan).
Menghitung prorata gaji dengan benar bukan sekadar soal angka yang tepat, tapi juga soal kepercayaan antara perusahaan dan karyawan. Perhitungan yang transparan dan konsisten mengurangi risiko perselisihan dan membangun hubungan kerja yang lebih sehat.
