Contoh Surat SP 1 untuk Karyawan beserta Aturannya

TL;DR

Surat Peringatan 1 (SP1) adalah teguran resmi pertama yang diberikan perusahaan kepada karyawan yang melanggar aturan. Dasar hukumnya ada di Pasal 154A UU No. 6 Tahun 2023 (UU Cipta Kerja). SP1 berlaku maksimal 6 bulan dan harus memuat identitas karyawan, uraian pelanggaran, harapan perbaikan, serta tanda tangan kedua pihak. SP1 diberikan untuk pelanggaran ringan seperti keterlambatan berulang atau absen tanpa keterangan.

Ketika seorang karyawan mulai sering datang terlambat atau absen tanpa keterangan, teguran lisan saja sering tidak cukup. Di sinilah surat peringatan pertama, atau yang lebih dikenal sebagai SP1, punya peran penting. Bagi tim HRD maupun manajer, memiliki contoh surat SP 1 untuk karyawan yang sesuai aturan bisa menghemat banyak waktu sekaligus melindungi perusahaan dari risiko hukum di kemudian hari.

Apa Itu Surat Peringatan 1 (SP1)?

SP1 adalah surat resmi yang diterbitkan perusahaan sebagai bentuk teguran tertulis pertama kepada karyawan yang melanggar aturan kerja. Berbeda dengan teguran lisan, SP1 memiliki kekuatan hukum dan menjadi bagian dari dokumentasi kepegawaian yang bisa digunakan jika situasi memburuk ke depannya.

Tujuan SP1 bukan untuk menghukum, melainkan untuk memberi ruang kepada karyawan agar memperbaiki perilaku atau kinerjanya. Karena itulah SP1 biasanya dikeluarkan setelah teguran lisan diabaikan. Jika karyawan tidak berubah dan pelanggaran berlanjut dalam masa berlaku SP1, perusahaan baru bisa melangkah ke SP2.

Dasar Hukum Pemberian SP1

Aturan mengenai surat peringatan karyawan di Indonesia diatur dalam Pasal 154A ayat (1) huruf k UU No. 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja. Regulasi ini menegaskan bahwa pemutusan hubungan kerja (PHK) karena pelanggaran hanya bisa dilakukan setelah karyawan menerima SP1, SP2, dan SP3 secara berurutan, masing-masing dengan masa berlaku maksimal 6 bulan.

Ada satu pengecualian yang perlu dipahami: untuk pelanggaran berat atau mendesak, perusahaan boleh langsung menerbitkan surat peringatan pertama sekaligus terakhir (SPPT) tanpa harus melalui tiga tahap. Ketentuan ini diatur dalam Pasal 52 ayat (2) PP No. 35 Tahun 2021. Namun untuk pelanggaran ringan seperti keterlambatan atau kinerja di bawah standar, urutan SP1, SP2, SP3 tetap harus dijalani.

Pelanggaran yang Bisa Memicu SP1

SP1 umumnya diberikan untuk pelanggaran yang bersifat ringan hingga sedang. Beberapa contoh yang paling sering ditemui di lapangan:

• Sering datang terlambat tanpa alasan yang dapat diterima
• Absen tanpa pemberitahuan atau izin yang sah
• Kinerja yang terus-menerus di bawah target meskipun sudah ditegur lisan
• Memakai fasilitas kantor untuk kepentingan pribadi di luar batas wajar
• Tidak mengikuti prosedur kerja yang sudah ditetapkan perusahaan

Sebelum SP1 diterbitkan, penting bagi HRD untuk memastikan ada bukti yang cukup. Bisa berupa catatan absensi, laporan atasan langsung, atau hasil evaluasi kinerja. Menerbitkan SP1 tanpa dokumentasi pendukung bisa menjadi bumerang jika karyawan mempermasalahkannya.

Komponen Wajib dalam Surat Peringatan Pertama

Agar SP1 sah secara administratif dan kuat secara hukum, ada beberapa komponen yang tidak boleh absen:

1. Kop surat resmi perusahaan: termasuk nama, alamat, dan logo perusahaan.
2. Nomor dan tanggal surat: mengikuti sistem penomoran dokumen internal perusahaan.
3. Judul surat: ditulis jelas sebagai “Surat Peringatan Pertama (SP-1)” agar tidak ada ambiguitas.
4. Identitas karyawan: nama lengkap, jabatan, divisi, dan nomor induk karyawan (NIK).
5. Uraian pelanggaran: deskripsi spesifik tentang apa yang dilanggar, kapan, dan di mana. Semakin detail, semakin kuat posisi perusahaan.
6. Referensi peraturan yang dilanggar: pasal atau poin dalam peraturan perusahaan, PKB, atau perjanjian kerja yang menjadi acuan.
7. Harapan perbaikan: apa yang diharapkan perusahaan dari karyawan ke depan.
8. Masa berlaku surat: biasanya 6 bulan sejak tanggal penerbitan.
9. Tanda tangan: dari pihak yang berwenang (atasan langsung atau kepala HRD) dan karyawan sebagai tanda terima.

Contoh Surat SP 1 untuk Karyawan

Berikut contoh surat SP 1 untuk karyawan yang bisa langsung disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan Anda. Contoh ini menggunakan kasus keterlambatan berulang sebagai pelanggaran:

Hal yang Sering Terlewat Saat Membuat SP1

Ada beberapa kesalahan yang cukup umum terjadi, terutama di perusahaan yang baru pertama kali mengeluarkan surat peringatan. Pertama, uraian pelanggaran yang terlalu umum. Menulis “karyawan sering tidak disiplin” tanpa tanggal dan data spesifik membuat SP1 mudah digugat. Sebutkan tanggalnya, berapa kali terjadi, dan aturan mana yang dilanggar.

Kedua, lupa meminta tanda tangan karyawan. Tanda tangan karyawan di surat peringatan bukan berarti karyawan setuju dengan tuduhan, melainkan sebagai bukti bahwa surat sudah diterima. Jika karyawan menolak menandatangani, buatlah berita acara penolakan yang disaksikan minimal dua orang. Ini penting untuk dokumentasi hukum.

Ketiga, tidak menyimpan salinan. Setiap SP1 harus disimpan di arsip kepegawaian karyawan yang bersangkutan. Jika suatu saat terjadi perselisihan hubungan industrial, dokumen ini menjadi bukti bahwa proses pembinaan sudah dilakukan sesuai prosedur.

Masa Berlaku dan Langkah Selanjutnya

SP1 berlaku maksimal 6 bulan sejak tanggal penerbitan, kecuali diatur berbeda dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan. Selama masa itu, perusahaan perlu memantau perkembangan karyawan secara aktif, bukan sekadar menunggu pelanggaran berikutnya.

Jika dalam 6 bulan karyawan tidak melakukan pelanggaran lagi, SP1 dianggap sudah selesai dan tidak bisa dijadikan dasar untuk SP2 yang baru. Sebaliknya, jika pelanggaran terulang sebelum masa berlaku habis, perusahaan bisa menerbitkan SP2. Siklus ini bisa berlanjut sampai SP3, yang menjadi dasar hukum untuk PHK jika diperlukan.

Memahami alur ini penting agar pemberian contoh surat SP 1 untuk karyawan tidak hanya jadi formalitas, tapi benar-benar berfungsi sebagai instrumen pembinaan yang efektif. SP1 yang dibuat dengan benar melindungi dua pihak: perusahaan dari risiko gugatan, dan karyawan dari tindakan sepihak yang tidak berdasar.